Einführung in die Vertragstechnik™

Dieser Beitrag bietet eine Einführung in die Arbeitstechnik zur Erstellung eines guten ersten Vertragsentwurfs. Wir nennen diese Arbeitsweise „Vertragstechnik™“.

Hinweis zur Geschlechtergerechtigkeit: Die Verwendung eines Geschlechts steht in diesem Beitrag generell – ohne, dass dies an jeder Stelle elaboriert werden müsste – für die anderen Geschlechter.

Was genau meinen wir mit Vertrags-technik™?

Ein mindestens in Textform verfasster Vertrag kommt definitionsgemäß nur zustande, wenn sich die Vertragsparteien auf ein und denselben Vertragstext einigen.

Der Weg zum gemeinsam gewollten Vertragstext kann lang und gewunden sein. Dies insbesondere, wenn beide oder alle Parteien intensiv verhandeln und sich jeweils mit eigenen Ideen und Formulierungsvorschlägen in die Textgestaltung einbringen.

Unter dem Begriff der Vertragstechnik™ verstehen wir bei Barber Odenbach eine Arbeitstechnik, mit welcher der Weg zum gemeinsam gewollten Vertragstext verkürzt wird, indem mittels vorhandener Textbausteine und vordefinierter Prozesse ein guter erster Entwurf erstellt wird. Dieser gute erste Entwurf dient den Parteien sodann als Basis, um mit möglichst geringem Gestaltungs- und Verhandlungsaufwand zum gemeinsam gewollten Vertragstext zu gelangen.

Vertragstechnik in diesem Sinne ist also als Vorstufe der eigentlichen Vertragsgestaltung und der Vertragsverhandlungen zu verstehen. (Hinweis: In der Regel haben die Parteien sich vor Erstellung des ersten Entwurfs auf die wirtschaftlichen Parameter des Deals verständigt, aber noch nicht auf den Inhalt des rechtsverbindlichen Vertrages, jedenfalls nicht auf alle seine Punkte, vgl. § 154 Abs. 1 BGB. Die wirtschaftlichen Parameter können damit in der Regel im Rahmen der Vertragstechnik^™ schon berücksichtigt werden.)

Eine gekonnte Handhabung und Steuerung der Vertragstechnik^™ setzt vertieftes Wissen rund um Vertragsrecht, Vertragsgestaltung und Vertragsverhandlung voraus und erfordert darüber hinaus Praxiswissen aus drei nicht-juristischen Disziplinen, nämlich:  

• darstellendes Schreiben

• Prozessmanagement und

• Produktionsmanagement.

Vereinfacht gesprochen ist die Vertragstechnik™ die kleine Schwester ihrer großen Schwestern, nämlich der Vertragsgestaltung und der Vertragsverhandlung.

Fazit: Wir verstehen unter richtig praktizierter Vertragstechnik™ den kürzesten und (was die Anwalts- und Personalkosten betrifft) auch den billigsten Weg zu einem guten ersten Entwurf – und damit mittelbar zum unterschriftsreifen Vertrag.

Welche Arbeiten erledigen Vertrags-techniker™?

Vertragstechniker™ konzentrieren ihre Aktivitäten auf zwei Einsatzfelder:

• Materialanalyse: Im Rahmen ihrer Materialanalyse untersuchen Vertragstechniker™ qualitativ hochwertige Vertragsdokumente (z.B. Vorlagen, die in wichtigen Transaktionen von Großkanzleien erstellt wurden; Vorlagen aus anspruchsvollen Vertragsmustersammlungen). Dabei Zerlegen die Vertragstechniker™ die Vorlagen nach sachlogischen Gesichtspunkten in ihre einzelnen Bestandteile. Darüber hinaus markieren, exportieren und archivieren Vertragstechniker™ wiederverwendbare Bestandteile. Teilweise entdecken Vertragstechniker™ (selbst in den besten Vorlagen) bei ihrer Materialanalyse Passagen, die sie für falsch oder zumindest für suboptimal halten. Zwangsläufig führt dieses Zerlegen, Markieren, Exportieren und Archivieren sowie das Auffindung verbesserungsbedürftigen Klauseln bei den Vertragstechnikern™ selbst zu Erkenntnisgewinnen über die innere Logik von Verträgen und über die Inhalte und die Natur von essenziellen Vertragsbestandteilen. Vertragstechniker™ befassen sich darüber hinaus systematisch mit der Analyse von Texten aus Nachbardisziplinen, so insbesondere mit Sachverhaltsdarstellungen in Schriftsätzen, mit Tatbeständen in Urteilen, mit Gesetzen – vertragsrechtlich relevanten Gesetzen insbesondere – und mit wissenschaftlichen oder didaktischen Werken oder mit journalistischen Erzeugnissen. All diese Textformen gehören – ebenso wie Verträge – in die Welt des darstellenden Schreibens und des Erklärens. Generell gilt: Schreibtechniken, die z.B. in einem Gesetz oder in einem stringent aufgebauten wissenschaftlichen Buch mit Erfolg zum Verklaren eingesetzt wurden, können meist auch in Verträgen genutzt werden.
• Die Nutzung von gewonnenem Material und gewonnenen Erkenntnissen. Vertragstechniker™ nutzen die im Zuge der vorgenannten Materialanalyse gesichteten Vertragsbestandteile und die dabei gewonnenen Erkenntnisse für die eigene Produktion von Vertragsdokumenten und für die Steuerung ihres Produktionsprozesses. Dies gilt insbesondere beim modularen Aufbau von Vertragsdokumenten und bei der Vertragsproduktion im großen Stile. Die beim Vertragsaufbau genutzten Bauteile können dabei einzelne Bausteine sein oder auch Baugruppen (Baugruppen sind Bauteile, die mehrere Bausteine vereinen).

Welche Berufs- und Funktionsträger kommen als Vertragstechniker™ in Betracht?

Als Querschnittsdisziplin kommt die Vertragstechnik^™  –  mit jeweils unterschiedlichen Schwerpunkten –  in Betracht für eine Reihe von Berufs- und Funktionsträger:

• Rechtsanwältinnen und Notarinnen sowie Unternehmensjuristinnen lesen Verträge aus mit dem Ziel, die einzelnen Bauteile des Vertrages zu identifizieren und zu separieren, wobei sie insbesondere zwischen a) stets verwendbaren Standard-Bauteilen, b) partei- und situationsabhängigen Variablen, und c) ergänzenden (optional hinzufügbaren) Bauteilen unterscheiden.
• Prozessmanagerinnen und Work-Flow-Engineers können mittels Vertragstechnik™ in Kanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen manuelle und digitale Workflows zum Zwecke der Produktion von Vertragsentwürfen aufsetzen.
• Vertragserstellerinnen wie RENO-Fachangestellte o.ä. können mithilfe der Vertragstechnik™ durch Verwendung von Standard-Vertragsbauteilen und von partei- und situationsspezifischen Daten situationsgerechte Vertragsentwürfe erstellen.

Vorlagen- vs. Baukastensystem

Systematisch betrachtet kann Vertragstechnik^™ in zwei verschiedenen Grundformen praktiziert werden: Dem Vorlagensystem einerseits und dem Baukastensystem andererseits.

Die wesentlichen Charakteristika der beiden Grundformen sind:

Vorlagensystem

Bei Anwendung des Vorlagensystems beginnt die erstellende Vertragstechnikerin™ ihre Arbeit auf Grundlage eines vorher von Juristinnen ausgelesenen Vertragsdokuments (Vertragsvorlage), aus dem zuvor alle Variablen entfernt und durch Platzhalter ersetzt wurden (neutralisiertes Dokument). D.h. die Vorlage besteht ausschließlich aus stets verwendbaren Standard-Bausteinen mit Platzhaltern für die spätere Auffüllung mit variablen Werten.  Zur Produktion eines Vertragsdokuments für ein konkretes Rechtsgeschäft ermittelt eine Vertragstechnikerin™ (entweder dieselbe, welche die Vorlage erstellt hat oder eine andere) die variablen Werte und fügt diese in die Vorlage ein. Auf diese Weise erstellt die erstellende Vertragstechnikerin™ einen guten ersten Entwurf. Vor Endverhandlung und Unterzeichnung des Entwurfs prüfen Juristinnen diesen Entwurf zum Zwecke seiner Validierung. Wenn notwendig, ändern oder ergänzen die Juristinnen den Entwurf und vollziehen den Wechsel von der Vertragstechnik™ zur Vertragsgestaltung und Vertragsverhandlung. (Siehe eingangs unter: „Was genau meinen wir mit Vertragstechnik™?“)

Baukastensystem

Bei der Nutzung des Baukastensystems beginnt der Vertragstechniker™ mit einem leeren Blatt Papier bzw. einem leeren elektronischen Dokument.

Der Vertragstechniker^™ entnimmt sodann aus einem zentralen „Materiallager“ Bausteine oder Baugruppen (Baugruppen sind zusammenhängende Textteile bestehend aus mehreren Bausteinen) und fügt diese auf Grundlage eines bestimmten Bauplans in das entstehende Vertragsdokument ein. Das „Materiallager“ entspricht einer Bibliothek von allgemein verwendbaren Vertragsbauteilen (z.B. Rubrum, Standard-Klauseln, Unterschriftenblöcke). Dann füllt der Vertragstechniker^™ die eingefügten Bauteile an den dort enthaltenen Platzhalter-Stellen mit zu dem konkreten Rechtsgeschäft passenden Variablen auf. Auch lässt sich der Vertragstechniker^™  von Prompts, welche in den Bauteilen enthalten sind, leiten. (Prompts dienen der Benutzerführung und regen den erstellenden Vertragstechniker^™ an zu erwägen, optionale Bauteile ergänzend in den Vertragsentwurf aufzunehmen, z.B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung in den Entwurf eines Vergleichsvertrages.)

Zum Abschluss prüfen und validieren Juristen den Entwurf vor seiner Endverhandlung und Unterzeichnung. Falls notwendig, korrigieren sie ihn.

Das Baukastensystem lässt mit Blick auf den Start mit einem leeren Blatt Papier vermuten, es gäbe bei Verträgen keinerlei feste Bauteile. Dieser Eindruck täuscht jedoch. Aus dem maßgeblichen Bauplan ergibt sich nämlich, dass zwingend auf vordefinierte Standard-Bauteile zurückzugreifen ist.

Der wesentliche Unterschied zwischen Baukasten- und Vorlagensystem ist, dass beim Baukastensystem die einzelnen Bauteile zentral gepflegt und damit kanzleiweit bzw. rechtsabteilungsweit jeweils in aktualisierter Fassung vorrätig gehalten werden („Materiallager“). Damit ist sichergestellt, dass der Verwender bei jeder Entwurfsproduktion stets auf die neueste Fassung der jeweiligen Bauteile zurückgreift.

Beim Vorlagensystem dagegen kommt es (von Anfang an oder im Laufe der Zeit) regelmäßig zu Divergenzen zwischen gleichen Textpassagen in den verschiedenen Vorlagen: So kann es geschehen, dass in dem Muster des Kaufvertrages eine salvatorische Klausel mit Automatik und in dem Muster des Dienstleistungsvertrages eine salvatorische Klausel mit Mitwirkungspflicht enthalten ist. Auch kann es schnell zu optischen, gliederungstechnischen oder formulierungsmäßigen Abweichungen zwischen einzelnen Verträgen kommen, was suboptimal ist, da doch beide Vertragsentwürfe aus derselben „juristischen Werkstatt“ stammen. Solche Divergenzen fallen insbesondere dann auf, wenn ein aus mehreren Einzelverträgen bestehendes Vertragswerk geschaffen wird und die Gesamtschau auf die einzelnen Verträge einen einheitlichen Haus-Stil vermissen lassen. Derartige Divergenzen führen zumindest zur Verwirrung von Mitarbeitern und zum Stirnrunzeln Dritter, im schlimmsten Fall sogar zu materiell-rechtlichen „Brüchen“ und daraus resultierenden Schäden.

Eine weitere Besonderheit des Baukastensystems ist, dass der vertragserstellende Vertragstechniker™ nicht wie beim Vorlagensystem durch ein „Korsett“ limitiert ist, sondern ergänzende Bauteile aus dem „Materiallager“ entnehmen kann, je nachdem, wie umfangreich das Vertragsdokument gestaltet werden soll (Kurz-, Mittel oder Langversion).

Gemischte Vertragstechnik™

In der Praxis erfreut sich die gemischte Vertragstechnik™ besonderer Beliebtheit. Bei dieser Hybrid-Variante arbeitet der erstellende Vertragstechniker^™ grundsätzlich nach dem Vorlagensystem. Darüber hinaus greift er bedarfsgerecht auf das Baukastensystem zurück, indem er – abhängig von der zu gestaltenden Situation und den Wünschen der Parteien und ihrer Juristen – aufgrund von Prompts aus dem „Materiallager“ ergänzende Bauteile entnimmt und dem Entwurf hinzufügt. Wie immer füllt er den Entwurf an den Platzhalter-Stellen mit partei- und situationsspezifischen Variablen auf, bevor der (gute) erste Entwurf den Parteien und Juristen zur Validierung bzw. Korrektur übergeben wird.

Automatisierung der Vertragstechnik™

Eine konsistente Vertragstechnik™ bildet die Grundvoraussetzung für eine spätere Automatisierung der Vertragserstellung mit Hilfe von digitalisierten Arbeitsprozessen.

Variable Daten können dann über Masken eingegeben werden.

Für optionale Vertragsbestandteile eignen sich Auswahlmenüs (Multiple Choice) und Menüs mit Drag & Drop-Funktion (Klick-the-Box für umfangreichere Konfigurationen).

Bei der Ausfüllung von Platzhaltern ist darauf zu achten, dass das digitale System zwingende Folgeänderungen automatisch vornimmt. Eine besondere Herausforderung (da oftmals bei ausländischer Software nicht vorprogrammiert)  bilden zwingenden Folgeänderungen, die sich aus der deutschen Grammatik ergeben. Wenn z.B. die eine Seite des Vertrages durch eine Mehrzahl von Parteien (z.B. „Käufer A“ und „Käufer B“) gestellt wird und dieser Umstand über die Maske eingegeben wird, müssten die entsprechenden Sätze des Vertragsentwurfs automatisch in der Pluralform abgefasst werden. Gleiches gilt, wenn eine Partei in dem Vertrag wahlweise in der weiblichen oder männlichen Form bezeichnen werden kann (z.B. „Käuferin“ oder „Käufer“). Aus den vorgenannten Gründen ist es hilfreich, wenn die weiblichen und männlichen Singular- und Pluralformen bereits in dem Vertragstechnik-Programm hinterlegt worden sind.